Organisasi

·       TIGA TIPE ORGANISASI

1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

·        Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2

·        Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2

·        Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka

·        Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2

·        Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang

:: Functional Organization Structure ::

2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

·        Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan

·        Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya

·        Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek  terhadap proyeknya juga mudah

·        Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek

·        Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek

·        Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi

·        Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

:: Project/Divisional Organization Structure ::

3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

·        Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan

·        Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek

·        Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai

·        Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional

·        Ada keterlibatan stakeholder yang kuat

·        Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”

·        Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan.

-      Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

·        Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.

·        Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.

·        Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

:: Matrix Organization Structure ::

Copy for http://arubanna.wordpress.com/2009/02/16/tipe-tipe-struktur-organisasi/

·       Unsur-Unsur Organisasi

Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :

1. Man
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

2. Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

3. Tujuan Bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.

4. Peralatan (Equipment)
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).

5. Lingkungan (Environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :
a. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.
b Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
c Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : 

a). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi 
b). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. 
c). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi. 
d). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Kekayaan Alam 
 
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

Copy for http://massofa.wordpress.com/2008/11/28/unsur-unsur-dan-bentuk-organisasi/

 

·       Fungsi organisasi

Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:

1. Planning (perencanaan)

Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bias melalui rapat-rapat, seperti:
• Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.
• Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.
 
2. Organizing (pengaturan)
 
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
• Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.
• Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
• Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi
Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.
 
3. Accounting (pelaporan)
 
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :
• Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan)atau
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan
 
4. Controling (pengawasan)
 
Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran.

Copy for http://www.lppsm.co.cc/2009/06/c.html